Se fino a qualche anno fa bollettini postali e contanti hanno rappresentato i mezzi più comuni per pagare servizi, tributi, multe, ecc, la grande svolta si è concretizzata con la penetrazione del pagamento digitale anche nell’ambito della Pubblica Amministrazione.

Come noto, oggi i cittadini hanno a disposizione più modalità/canali per adempiere ai propri obblighi di pagamento verso la Pubblica Amministrazione, le società a controllo pubblico o altri soggetti aderenti alla piattaforma nazionale pagoPa.

L’importanza del Pos tra le opzioni possibili

Pagare online e sul territorio è diventato più semplice, grazie a una diversificata serie di opzioni che spaziano dalla possibilità di utilizzare il proprio servizio di home banking al pagamento sul sito dell’ente creditore, senza tralasciare le comodissime operazioni con l’app IO.

Uno dei maggiori vantaggi di PagoPa è quello di consentire come e dove effettuare i pagamenti, meglio ancora se da remoto e in modalità totalmente digitale. Tuttavia, non mancano le occasioni in cui si paga dal vivo, presso gli esercizi convenzionati che presentano il logo PagoPa o presso gli stessi enti allo sportello: in questi casi il cittadino ha comunque la possibilità di effettuare il pagamento in modalità cashless, con carte di pagamento o con tecnologia Nfc.

Niente di strano, quindi, se presso lo sportello dell’ufficio anagrafe o di un ambulatorio Asl all’utente viene porto un Pos per completare un versamento a fronte di un servizio erogato. Proprio come succede a soggetti di altri ambiti, attraverso il Pos gli enti consentono ai cittadini di utilizzare uno strumento che già conoscono, migliorando -lato loro- i tempi di attesa e i processi di incasso. Sebbene l’esperienza di pagamento, per il cittadino, sembrerà sostanzialmente simile a quella che avviene in ambito retail, è chiaro che alcune dinamiche sono correlate alla specificità dell’intero Sistema pagoPa.

Un Pos per esigenze precise

Per gestire applicativamente il dialogo tecnico con la piattaforma pagoPa, gli enti creditori si avvalgono infatti di uno o più soggetti terzi, siano essi partner tecnologici qualificati, partner tecnologici o intermediari tecnologici. Questa relazione rende infatti possibile l’abilitazione di quelle che sono funzionalità di piattaforma, di supporto e assistenza o accessorie, compresa la possibilità, per l’ente creditore, di incassare tramite Pos.

Diversi player, in qualità di partner tecnologici, hanno contribuito all’evoluzione digitale della Pa: nel caso specifico dei pagamenti hanno messo a disposizione soluzioni Pos che, integrate con pagoPa, implementano specifiche e funzionalità proprie di questo peculiare contesto (sia in termini di compliance che di user experience).

Come in ambito retail, gli enti possono scegliere tra le soluzioni Pos a disposizione, privilegiando facilità d’uso; flessibilità operativa in condizioni diverse (es: abilitazione ai pagamenti mobili); experience fluida in fase di setup (tanto più laddove non sia richiesta l’installazione di un software, ndr); funzionalità evolute come la conservazione digitale dei dati di pagamento; l’indirizzamento degli incassi su conti correnti diversi; il rilevamento del codice di riferimento Iuv (identificativo univoco di versamento, ndr) direttamente dalla richiesta di pagamento; la notifica in tempo reale dell’avvenuto pagamento, ecc.

Forti di un know how maturato già al servizio di altri settori, molti provider hanno contribuito con il proprio apporto a questo peculiare aspetto della digitalizzazione del processo di pagamento in ambito Pa. Centrale resta il ruolo degli enti, che creano preventivamente la posizione debitoria che viene comunicata al Pos con i suoi dati fondamentali, e quello dei Psp, i Prestatori di servizi di pagamento, che rendono possibile la procedura di attivazione del pagamento stesso.

Tra le principali figurano la migrazione di dati e applicativi verso l’ambiente cloud; l’evoluzione architetturale per favorire l’interoperabilità e lo scambio di dati tra enti; la crescita di una maggiore resilienza contro le minacce cibernetiche; il miglioramento dei servizi digitali in termini di esperienza, accessibilità, velocità, a tutto vantaggio di cittadini e imprese ma anche degli stessi professionisti della Pa.

Come in altri ambiti, questo processo di cambiamento che verte sulla digitalizzazione di processi e servizi ha reso più semplice la vita di numerosi soggetti, che un tempo si scontravano con qualche bizantinismo di troppo tipico del mondo Pa ma anche con la perdita di tempo generata dal bisogno di compiere diverse operazioni in presenza, compresa quella di firmare documenti.

L’introduzione della firma digitale

Il processo che ha portato all’introduzione nel nostro paese di firme alternative a quella tradizionale autografa si è composto di più capitoli, non sempre lineari: vale la pena ricordare il Dpr 513/1997, con il Capo II specificatamente dedicato alla firma digitale (il regolamento recava “criteri e modalità per la formazione, l’archiviazione e la trasmissioni di documenti con strumenti informatici e telematici”) ma anche il recepimento della direttiva Ue 1999/93 che puntava ad agevolare l’uso delle firme elettroniche e a contribuire al loro riconoscimento giuridico sottolineandone la necessità nell’ambito delle comunicazioni e del commercio elettronico.

La direttiva all’epoca parlava di firma elettronica (Fes, firma elettronica semplice, ndr) e firma elettronica avanzata (Fea): per quest’ultima stabiliva una serie di requisiti, come la connessione in maniera unica al firmatario, la creazione con mezzi su cui il firmatario conservava il controllo esclusivo, ecc. Ma a questo quadro di possibilità, ancora oggi valido, va aggiunta la Firma elettronica qualificata: come ricorda l’Agid (Agenzia per l’Italia digitale, ndr), “la firma elettronica qualificata- o digitale- è il risultato di una procedura informatica, detta validazione, che garantisce l’autenticità, l’integrità e il non ripudio dei documenti informatici”.

Grazie alla firma digitale, sinonimo, come detto, di firma elettronica qualificata, contratti, bandi di gara, ordini di acquisto e numerosi altri adempimenti che intercorrono tra persone fisiche e pubblica amministrazione sono diventati più semplici da gestire, senza perdere nulla in termini di validità legale. In ballo, quando si parla di firma digitale, ci sono vantaggi nodali, che pari sono per la Pa e per chi si confronta con lei: l’efficienza del workflow documentario, la produttività, la velocità di flussi di diverso tipo (pagamenti, transazioni, ecc)

Firma digitale locale o remota

Per dotarsi di una firma digitale, le persone fisiche, siano esse “cittadini, amministratori e dipendenti di società e pubbliche amministrazioni” devono rivolgersi a prestatori di servizi fiduciari qualificati, siano essi soggetti pubblici o privati che, riconosciuti tali da Agid, garantiscono l’identità dei soggetti che utilizzano la firma digitale.

La possibilità di utilizzare una firma digitale ha certamente prodotto uno snellimento di numerosi processi e ha allineato, anche dal punto di vista dell’experience tecnologica, quella che è da sempre una procedura burocratica a un atto più smart e contemporaneo.

La firma digitale può essere utilizzata da remoto ma anche in modalità locale. Nel primo caso, non sono necessari dispositivi fisici. Basta semplicemente connettersi alla rete da un dispositivo personale, utilizzare il software o l’app del prestatore del servizio scelto previa autentificazione che avviene via Otp (one time password): la firma viene generata su un Hsm (hardware security module) che è sotto la responsabilità del certificatore accreditato.

Ma la firma digitale si può utilizzare anche in modalità locale: è utile tenere conto di questo aspetto, perché in questo caso la scelta di un prodotto di firma digitale equivale alla scelta di un tool che appartiene fisicamente al titolare (es: una smart card o un token per la firma digitale).
La firma digitale ha cambiato volto ai processi documentali ma anche a quelli autorizzativi, particolarmente importanti per i professionisti della PA: era così fin dalle origini, ma lo smartworking in pandemia ha confermato che è fondamentale poter esercitare, anche lontano dall’ufficio, le stesse funzioni e prerogative senza dover presidiare la scrivania.

Gli enti pubblici che si servono quindi della firma digitale al fine di assicurare integrità, autenticità e non ripudio del documento informatico possono scegliere il provider che offre le soluzioni più giuste per le esigenze legate ai processi autorizzativi ma anche per tutti quegli aspetti più di background che possono tornare utili in particolare a responsabili e dirigenti, come l’utilizzo di piattaforme dedicate per verificare la presenza di documenti in attesa di approvazione.